De vergoeding of verstrekking van maaltijden aan werknemers is onbelast (gericht vrijgesteld) mogelijk als de maaltijden een onderdeel uitmaken van tijdelijke verblijfskosten. Dit is bijvoorbeeld bij een zakenreis, of bij tijdelijk reizen naar werken op locatie of bij een externe bespreking met klanten. De werkgever mag het factuurbedrag vergoeden of gebruik maken van de vaste bedragen van de regeling voor dienstreizen in binnen- of buitenland. In het laatste geval moet u wel kunnen aantonen dat er een maaltijd is genuttigd.

Ook als de maaltijd een zakelijk belang heeft van 10% of meer is de maaltijd of de vergoeding onbelast (gericht vrijgesteld). Hiervan is sprake bij overwerk of als de werknemer niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis kan eten. Een lunch tijdens werkoverleg met directe collega’s wordt niet als een maaltijd met een 10% of meer zakelijk karakter aangemerkt. Een lunch tijdens een presentatie voor het gehele personeel is dit wel.

Overige verstrekkingen of vergoedingen aan werknemers van maaltijden kunnen alleen onbelast plaatsvinden als er nog ruimte is binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor maaltijden op de werkplek moet worden gerekend met een normbedrag van € 3,90 per maaltijd. De werkgever kan dit normbedrag tot het loon van de werknemer rekenen waardoor er bij de werknemer loonheffing over wordt ingehouden òf het normbedrag ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling brengen. Bij onderbrengen in de vrije ruimte is het voor de werknemer onbelast. Voor de werkgever is dat alleen zo alleen voor zover er nog vrije ruimte beschikbaar is. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag op het bedrag van € 3,90 in mindering worden gebracht.


Meer informatie Team Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling