Vergoeding van verblijfskosten is onbelast (gericht vrijgesteld) voor zover u het bedrag met bonnen/facturen kunt aantonen én de kosten niet een gebruikelijk niveau overstijgen. Of iets gebruikelijk is bepaalt de werkgever in eerste instantie zelf, maar er zijn wel ergens grenzen. Zo kan een 5 sterrenhotel of een auto met chauffeur voor een monteur in Nairobi gebruikelijk zijn, maar (waarschijnlijk) niet in Düsseldorf.

In plaats van vergoeding van de werkelijke kosten op basis van bonnen en facturen is het ook mogelijk om een dagvergoeding te betalen, waar de werknemer dan zelf zijn kosten uit betaalt. Het is toegestaan om deze dagvergoeding te baseren op de CAO Rijk, zoals die geldt voor rijksambtenaren op dienstreis. Uw werknemer moet dan op reis in gelijke omstandigheden verkeren als een ambtenaar op dienstreis. Voorbeeld: een monteur op een booreiland, die 6 uur op en 6 uur af werkt, is niet vergelijkbaar met een ambtenaar op dienstreis. Een dagvergoeding mag dan niet op basis van de bovenstaande regeling worden bepaald.

Er is een regeling voor binnenlandse reizen en een regeling voor het buitenland. Vergoedingen die aan deze regelingen voldoen boekt u binnen de werkkostenregeling als gericht vrijgestelde kosten en leggen dus geen beslag op de vrije ruimte.

Verblijfkosten in Nederland
In de CAO voor het Rijk (paragraaf 10.2) worden de bruto onkostenvergoedingen weergegeven voor binnenlandse reizen. U mag deze vergoedingen ook toepassen voor uw medewerkers als ze in het binnenland elders dan thuis moeten verblijven/overnachten.
 

De onkostenvergoedingen zijn tot de volgende bedragen onbelast (gericht vrijgesteld):

• Ontbijt € 13,88
• Lunch € 11,88
• Diner € 29,82
• Kleine uitgaven overdag € 5,93
• Kleine uitgaven avond € 11,86
• Logies € 140,57

Let op: voor maaltijden moet aangetoond kunnen worden dat er kosten zijn gemaakt in een eetgelegenheid. Voor een zelf meegebrachte lunch geldt dus geen vrijgestelde vergoeding.

Geeft u een hogere vergoeding dan hierboven vermeld dan is het meerdere belast als loon. Dit loopt dan via de loonstrook van de werknemer.

U kunt deze hogere vergoeding ook netto uitbetalen en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Maar let op: Bij overschrijding van deze vrije ruimte betaalt de werkgever aanvullend 80% eindheffing over de bovenmatige vergoeding. En die is niet te verhalen op de werknemer.

Verblijfskosten buitenland
Voor verblijf in het buitenland zijn de maximaal onbelast vergoedbare dagtarieven per land en soms per stad/regio verschillend. Ze worden vermeld in de CAO Rijk in bijlage 6.

Er zijn bedragen opgenomen voor logies (het eerste bedrag) en voor overige verblijfskosten (het tweede bedrag).

Het bedrag van de overige verblijfskosten, zoals vermeld in de tarieflijst, is als volgt opgedeeld:

• 12% ontbijtvergoeding (tussen 6 uur tot 8 uur)
• 20% lunchvergoeding (tussen 12 uur en 14 uur)
• 32% dinervergoeding (tussen 18 tot 21 uur)
• 36% etmaalvergoeding (bestaande uit 1,5% per uur)

Bij de etmaalvergoeding gaat het om de vergoeding van de zogenaamde ‘kleine verblijfskosten’. Dit zijn bijvoorbeeld kosten van plaatselijk vervoer, dranken en versnaperingen, recreatie, lokale telefoonkaart, internet en fooien.

Om de verblijfskosten tot deze maximale bedragen onbelast te kunnen uitbetalen zijn geen bonnen nodig. Dit betekent echter niet dat er helemaal geen verantwoording over hoeft worden afgelegd. Voor logies geldt dat de werkgever de kosten van een overnachting aannemelijk moet maken. De maaltijden moeten in een eetgelegenheid of hotel/pension zijn genuttigd.

Meer informatie Team Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling