Vrije ruimte
Binnen de vrije ruimte kunnen werkgevers onbelast zaken vergoeden of verstrekken waar de werknemer privé voordeel van kan hebben. Er gelden dan geen fiscale voorwaarden, behalve dat het wel gebruikelijk moet zijn.
Wanneer is iets gebruikelijk? Een vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is voor andere werknemers in dezelfde branche. Vergoedingen of verstrekkingen tot in totaal € 2.400,- per (kalender)jaar per medewerker worden min of meer standaard als gebruikelijk aangemerkt. Hierdoor kunnen de kosten van bijvoorbeeld een kerstpakket, een extern georganiseerd personeelsfeest, een fiets of een (kleine) bonus onder de vrije ruimte vallen.

De vrije ruimte bedraagt maximaal een percentage van het totale fiscaal loon van alle werknemers in uw bedrijf. In 2024 bedraagt de vrije ruimte 1,92% over de eerste € 400.000,- loonsom en 1,18% voor het meerdere.
Als u meer vergoedt of verstrekt dan in de vrije ruimte past betaalt u (niet de medewerkers!) over dit meerdere loonheffing (“eindheffing”). Deze eindheffing bedraagt 80%.

Door toepassing van het cafetariamodel (het inleveren van belast loon voor een onbelaste vergoeding) kunnen werkgever en werknemer kostenneutraal en fiscaal maximaal gebruik maken van de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen
Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers onbelast onkostenvergoedingen geven aan werknemers. Deze onbelaste vergoedingen worden gerichte vrijstellingen genoemd. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

• Reiskosten tot € 0,23 per kilometer
• Thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag
• Verhuiskosten vanwege werk
• Studiekosten
• Tijdelijke verblijfskosten bij zakelijke reizen in binnenland- en buitenland
• Maaltijden bij overwerk.

Voor bepaalde gerichte vrijstellingen geldt dat de werkgever deze nodig moet vinden voor het werk: telefoon, laptop, computers, tablets en gereedschap (het noodzakelijkheidscriterium). Deze noodzaak wordt niet aanwezig geacht als de medewerker hiervoor belast loon of verlofuren e.d. inlevert. In dat geval kan de aanschaf dan niet als gerichte vrijstelling worden gezien, maar moet ten laste van de vrije ruimte komen.

Nihilwaarderingen
Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihil waardering. Denk aan:

• Ter beschikking gestelde werkkleding met minimaal 70cm2 logo bedrijf of werkkleding die op bedrijf achterblijft.
• Consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd zoals koffie thee of fruit gedurende de werkdag.

En anders…
Als een vergoeding of verstrekking niet als nihil waardering, gerichte vrijstelling of binnen de vrije ruimte (eventueel belast bij de werkgever) kan worden ondergebracht, wordt de waarde als belast loon bij de werknemer aangemerkt.

Vragen?
Als u vragen heeft over de werkkostenregeling dan kunt u contact opnemen met Team Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling (oef@metaalunie.nl).