Om gericht vrijgestelde kosten of intermediaire kosten die de medewerker voor het bedrijf maakt te dekken kunt u hem/haar (in plaats van de bonnetjes te laten declareren) een vaste (meestal maandelijkse) onkostenvergoeding geven. Het is belangrijk dat de werkgever de hoogte en de onderbouwing van deze onkostenvergoedingen aannemelijk kan maken. Meestal zijn dan 3 maanden bonnen van de uitgaven van enkele in functie vergelijkbare medewerkers nodig. Als de kostenvergoeding vooraf op deze manier is bepaald en gespecificeerd, kan deze vergoeding buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling om onbelast vergoed worden. Om zekerheid te krijgen over het belastingvrije bedrag moet de regeling vooraf wel met de Belastingdienst worden afgestemd.

Als u geen specificatie heeft voor de fiscaal gericht vrijgestelde kosten of intermediaire kosten, komt de kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarmee is de kostenvergoeding mogelijk ook belastingvrij, maar bij overschrijding van de vrije ruimte moet u rekenen met 80% eindheffing over de overschrijding.

Tip: Als u in de werkkostenregeling voldoende vrije ruimte heeft, kunt u zonder nader bewijs tot maximaal € 2.400,- per persoon per jaar (€ 200,- per maand) een vaste onbelaste vergoeding geven aan uw medewerkers. Maar meestal zal dit maximum niet haalbaar zijn, omdat de loonsom hiervoor te laag is, en omdat in de vrije ruimte voor die persoon al andere uitgaven worden opgenomen, zoals een extern georganiseerd personeelsfeest en/of een kerstpakket (het maximum geldt voor alle kosten samen die ten goede aan de werknemer komen).

Meer informatie Team Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling