Het komt vaak voor dat de werkgever graag foto’s of andere beeldopnames van werknemers wil maken en publiceren. Bijvoorbeeld voor het intranet, een smoelenboek of promotiemateriaal. Dit mag alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. In de arbeidsrelatie kan, naast de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst of de uitvoering van een wettelijke verplichting, ook de toestemming van de werknemer een wettelijke grondslag voor de verwerking zijn. Hoewel deze grondslag het makkelijkst lijkt om te gebruiken, ligt dit in de relatie werkgever-werknemer anders. Er wordt namelijk niet snel aangenomen dat de werknemer zijn toestemming helemaal vrij kan geven. Dit heeft te maken met de ongelijke of afhankelijke (gezags)verhouding tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer kan zich al snel onder druk gezet voelen om toch zijn toestemming te geven. Het gevolg kan dan zijn dat de toestemming die de werknemer gaf niet geldig is.  

Toch kan er bij het maken van foto's of andere beelden van werknemers meestal geen andere wettelijke grondslag worden gevonden dan de toestemming. Het maken van de beelden heeft namelijk bijna nooit iets te maken met het aangaan of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en is ook geen verplichting uit de wet. 

Praktische oplossing voor toestemming vragen
Als meeste veilige en praktische oplossing zou u de keuze voor het meewerken aan het maken van beeldmateriaal bij de werknemers kunnen leggen. Dat betekent dat u de werknemers dus schriftelijk wijst op de mogelijkheid om mee te werken aan (bijvoorbeeld) foto’s voor de bedrijfswebsite waarop zij herkenbaar in beeld zijn. Zij geven zich op deze manier dus zelf op als ze willen meewerken. Daarbij moet u ook (schriftelijk) aangegeven: 

• Voor welk doel de beelden precies worden gebruikt (zoals een eenmalige promotiefilm); 

• Voor wie (of welke categorieën ontvangers) de beelden toegankelijk zijn (zoals ‘bezoekers van de website’); en 

• Voor welke periode/duur dat zal zijn. 

 Tot slot geeft u aan dat de werknemer zijn toestemming voor het gebruik van het beeld waarop hij herkenbaar in beeld is op elk moment weer kan intrekken. De beelden van de deze werknemer zullen dan direct verwijderd moeten worden. Hierdoor zijn ze niet meer bruikbaar voor het omschreven doel. 

Vanzelfsprekend mogen de gemaakte foto’s in geen geval voor een ander doel worden gebruikt dan daardoor specifiek was bepaald.