Wat u de werknemer niet mag vragen
Als uw werknemer ziek is, meldt hij dat bij u. U mag hem dan niet vragen wat hij heeft. Hij mag u dat wel uit zichzelf vertellen, maar u mag het niet registreren. U mag deze informatie ook niet delen met collega’s. U kunt de werknemer wel vragen wat u collega’s mag vertellen of u laat het aan de werknemer zelf over om er iets over te vertellen. Het is in ieder geval niet toegestaan de werknemer onder druk te zetten informatie te delen met u als werkgever of met andere collega’s.

Wat u de werknemer wel mag vragen
Als werkgever mag u wel vragen stellen aan uw werknemer om te bepalen wat er met het werk moet gebeuren. Denk dan aan:
 

• Wanneer de werknemer er weer verwacht te zijn.
• Of hij nog afspraken heeft gepland die moeten worden overgenomen of afgezegd. 
• Wat er met geplande werkzaamheden moet gebeuren.
• Of hij onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt.
• Of hij een verkeersongeval heeft gehad waar een ander voor aansprakelijk is.
• Of de ziekmelding te maken heeft met een arbeidsongeval.

De e-mailbox bekijken
Soms zal het nodig zijn de e-mailbox van de zieke werknemer te bekijken. Dat mag alleen als de zieke werknemer zijn werkzaamheden niet zelf goed kan overdragen. Denk bijvoorbeeld aan iemand die in het ziekenhuis ligt. Zitten er ook privé e-mails in de inbox (dat kan blijken uit het onderwerp van de e-mail)? Dan mag u die niet openen. Wij adviseren in uw e-mail- en internetprotocol op te nemen wat er gebeurt met de inbox van een werknemer die door ziekte niet kan werken. 

Welke gegevens de werkgever deelt met de bedrijfsarts/arbodienst
Als één van uw werknemers ziek is geworden, geeft u dat door aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Als uw werknemer u heeft verteld wat hij heeft of u andere informatie over zijn gezondheid heeft gegeven, mag u dit niet delen met de arbodienst of bedrijfsarts. U mag alleen de gegevens delen die de arbodienst of bedrijfsarts nodig heeft om contact op te nemen met de werknemer, zoals een naam, adres en telefoonnummer.

Welke gegevens de werknemer deelt met de bedrijfsarts/arbodienst
De werknemer hoeft niet met de werkgever te delen wat hij heeft. Tegenover de arbodienst of de bedrijfsarts moet de werknemer hier wél informatie over geven. De arbodienst of bedrijfsarts moet namelijk beoordelen in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt is en hij of zij heeft de informatie nodig om de werknemer goed te kunnen begeleiden tijdens het verzuim en de re-integratie. De arbodienst of bedrijfsarts kan ook informatie opvragen bij een (huis)arts of specialist. De werknemer moet daar dan wel duidelijk toestemming voor geven.

Reactie van de bedrijfsarts/arbodienst
Als de werknemer bij de arbodienst of bedrijfsarts is geweest, ontvangt u van hem of haar een reactie op de ziekmelding. Dit bestaat uit een probleemanalyse en een advies voor een plan van aanpak. U ontvangt dit binnen 6 weken na de eerste ziektedag. De arbodienst of bedrijfsarts geeft dan aan of uw werknemer arbeidsongeschikt is, hoe lang hij ongeveer afwezig zal zijn, wat de belastbaarheid is van de werknemer als hij (deels) weer aan het werk gaat en welke aanpassingen in het werk gewenst zijn. Ook van de arbodienst of bedrijfsarts krijgt u dus geen gegevens over de gezondheid van uw werknemer. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, maar die doen zich in de praktijk weinig voor. Ook de werknemer krijgt een kopie van de analyse en het advies van de arbodienst of de bedrijfsarts.

Plan van aanpak
Nadat de arbodienst of de bedrijfsarts zijn reactie heeft gegeven op de ziekmelding stelt u als werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op. In dit plan nemen de werkgever en de werknemer op hoe de werknemer weer kan terugkeren naar het werk. Dit speelt vooral bij werknemers die langer ziek zijn, niet bij werknemers die maar een paar dagen ziek zijn. Er staan in het plan ook weer geen gegevens over de gezondheid van de werknemer, die mag de werkgever namelijk niet in zijn bezit hebben. De werkgever stuurt het plan vervolgens op naar de arbodienst of bedrijfsarts.

Re-integratiedossier
U legt als werkgever een re-integratiedossier aan. Hierin bewaart u de analyse en het advies van de arbodienst of bedrijfsarts. Ook bewaart u hierin het plan van aanpak dat u samen met de werknemer heeft gemaakt. Daarnaast bewaart u in dit dossier gegevens over wat er is gedaan om uw werknemer weer aan het werk te krijgen, de adviezen en verslagen van andere betrokkenen bij het re-integratieproces (zoals bijvoorbeeld van een re-integratiebedrijf) en alle relevante correspondentie tussen u en de arbodienst of bedrijfsarts.

Langer dan 2 jaar ziek
Is uw werknemer langer dan twee jaar ziek? Dan kan hij bij het UWV een WIA-uitkering aanvragen. Dit is een uitkering voor mensen die volledig of gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn. Om de uitkering aan te vragen stelt u als werkgever samen met de werknemer een re-integratieverslag op. Hieraan moet ook medische informatie over de werknemer worden toegevoegd. Omdat u deze informatie als werkgever niet mag hebben, stelt de arbodienst of de bedrijfsarts dit deel van het verslag op en stuurt dat rechtstreeks naar de werknemer. De werknemer stuurt het verslag, inclusief het medische deel, weer naar het UWV.

Kort ziek
De gegevens van werknemers die kort ziek zijn geweest, mag u niet langer bewaren dan tot 2 jaar na het einde van het dienstverband. Het gaat dan om gegevens als de datum van de ziekmelding, de duur en de hersteldatum. Meer persoonsgegevens heeft u in dit geval meestal niet verzameld. Speelt er een arbeidsconflict of een geschil, dan mag u deze gegevens blijven bewaren zolang u ze hiervoor nog nodig heeft.

Lang ziek
Bij werknemers die voor langere tijd ziek zijn geweest, heeft u als werkgever vaak een re-integratiedossier aangelegd. Het re-integratiedossier van een zieke werknemer bewaart u niet langer dan twee jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Afspraken uit het re-integratiedossier die blijvend zijn kunt u overnemen in het personeelsdossier. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over blijvende aanpassingen van de werkplek.

Eigenrisicodrager
Bent u eigenrisicodrager voor de Ziektewet, dan is de bewaartermijn van de gegevens die u voor het eigenrisicodragen heeft verzameld 5 jaar. Bij een eigenrisicodrager voor de WGA is de termijn 10 jaar. De 5- en 10-jaarstermijn begint te lopen op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de laatste handeling in het dossier heeft plaatsgevonden.