Bijna alle werkgevers maken gebruik van monitoring van werknemers. Maar wat is dit eigenlijk? Het begrip “monitoren” ziet op alle activiteiten van de werkgever om (de werkzaamheden) werknemers op een bepaalde manier te controleren, registreren, volgen of in de gaten te houden. Voorbeelden van monitoring zijn: cameratoezicht op de werkplek, het controleren van e-mail en internetgebruik, gebruikmaking van toegangspasjes en -systemen, tijdregistratie, GPS-tracking, prestatiemeting, het opnemen van telefoongesprekken of volgsoftware op de computer.
Bij monitoren worden altijd persoonsgegevens verzamelt en gebruikt. Dit kan natuurlijk veel invloed hebben op de privacy van werknemers.
Voorwaarden die gelden bij monitoren.
Bij alle vormen van controle van werknemers gelden dezelfde regels uit de AVG. Bij monitoring van werknemers moet u zich altijd afvragen:
- of daarvoor een gerechtvaardigd belang aanwezig is (welke goede reden u heeft voor monitoring);
- hoe zwaar uw belangen wegen tegenover die van uw werknemers;
- of de gekozen vorm van monitoring daarvoor noodzakelijk is of dat het doel wellicht op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt;
- of de werknemers op de juiste manier worden geïnformeerd over de controle(s); en
- wat de ondernemingsraad (OR) vindt van de monitoring (denk aan het instemmingsrecht van de ondernemingsraad bij verschillende onderwerpen).
Verder is de werkgever verplicht om eerst een ‘data protection impact assessment’ (DPIA) te doen als het gaat om grootschalige verwerkingen en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens. Bij een DPIA gaat u na wat de privacyrisico’s zijn van het monitoringssysteem en neemt u maatregelen om de risico’s te verkleinen.
Belangrijk is tot slot dat u er op let dat dat de gegevens die u met monitoring van werknemers verzamelt alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze oorspronkelijk heeft verzameld. Zo mag u bijvoorbeeld bij het gebruik van camera's om de spullen binnen het bedrijf te beveiligen de beelden niet ook gebruiken om werknemers te beoordelen op hun functioneren.
HIeronder leest u meer over cameratoezicht, track & trace systemen in bedrijfsauto's, controle van e-mail en internetgebruik en testen op alcohol en drugs.
Voorwaarden om camera's te mogen inzetten
Wilt u binnen uw bedrijf camera’s plaatsen om bijvoorbeeld diefstal tegen te gaan of werknemers en bezoekers te beschermen? Dan heeft u meestal een gerechtvaardigd belang bij het cameratoezicht. Wij verwijzen verder naar de algemene regels die gelden bij monitoren (zie hierboven), waaraan steeds voldaan moet zijn. Dus ook in het geval van cameratoezicht.
Het cameratoezicht mag verder niet op zichzelf staan; het moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen die te maken hebben met de beveiliging/veiligheid binnen het bedrijf. Uw werknemers en bezoekers moeten weten dat er een camera’s hangen. U kunt hiervoor zorgen door bijvoorbeeld bij de ingang een bord met een symbool van een camera op te hangen. U moet dan desgevraagd wel nadere informatie verstrekken. Het verstrekken van die informatie doet u door een tekst op te nemen in uw privacyverklaring over het gebruik van cameratoezicht. U kunt enkele gedrukte privacyverklaringen bij uw receptie neerleggen of verwijzen naar de privacyverklaring op uw website. Neem deze tekst bovendien op in de privacyverklaring voor uw personeel. U kunt gebruikmaken van de voorbeeldtekst hieronder:
Cameratoezicht
Wij maken bij de ingang van ons kantoor gebruik van cameratoezicht. Wij hebben hier een gerechtvaardigd belang bij, namelijk het beveiligen van onze goederen. De camerabeelden worden doorgegeven aan de leverancier van de camerasoftware [invullen als dit van toepassing is]. De camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard. Is er een incident vastgelegd, dan worden de betreffende beelden verwijderd nadat dit is afgehandeld.
Verborgen camera’s
Onder bepaalde voorwaarden mag cameratoezicht ingezet worden om werknemers te controleren of gebruikmaken van een verborgen camera. Maar de regels en voorwaarden hiervoor zijn streng. Zo moet er sprake zijn van duidelijke vermoedens van bijvoorbeeld diefstal door werknemers, mag dit maar voor korte duur en moet er een DPIA zijn uitgevoerd. Voor meer informatie over regels bij de inzet van verborgen camera’s adviseren wij u contact met ons op te nemen.
Camerabeelden bewaren
U mag de camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De richtlijn hiervoor is maximaal vier weken. Is er een incident vastgelegd, zoals diefstal? Dan mag u de beelden hiervan bewaren tot de diefstal is afgehandeld.
Goede reden nodig
Als u zich als werkgever houdt aan de algemene beginselen die gelden bij monitoren (zie hierboven), dan mag u een volgsysteem (zoals een black box, boordcomputer of GPS-systeem) installeren in een bedrijfsauto. De belangrijkste voorwaarde is ook hier weer dat u een goede reden (gerechtvaardigd belang) heeft, dat zwaarder weegt dan de belangen van uw werknemers. En dat het plaatsen van een trackingsysteem in bedrijfswagens hierbij noodzakelijk is.
Voorbeelden van goede redenen
Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u kunt nagaan welke servicemonteur zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat u hem naar die klant kunt sturen. Of bijvoorbeeld het kunnen terugvinden van de auto na diefstal. En ook hier geldt dat persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden op een manier die niet overeenkomt met het vooraf bepaalde doel (werknemers controleren op bijvoorbeeld pauzetijden is dus niet zomaar toegestaan).
Informeren over het volgsysteem
Verder moet u de werknemers informeren over waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.
Niet volgen in privétijd
Let op: als uw werknemers ook privé in een bedrijfsauto rijden, dan weegt hun privacybelang in de regel zwaarder en is tracking in privétijd dus niet toegestaan. De mogelijkheid van het uitzetten van het tracksysteem tijdens privétijd biedt hiervoor een goede oplossing.
Duidelijk beleid
Het belangrijkste aandachtspunt bij controle van e-mail en internetgebruik is het hebben van een duidelijk beleid hierover. Hierbij kunt u denken aan een e-mail en internetprotocol, waardoor werknemers op de hoogte zijn van de regels zoals die gelden binnen het bedrijf. Denk daarbij aan een verbod op het bezoeken van bepaalde websites. U kunt in het protocol ook voorwaarden stellen aan het gebruik. Denk bijvoorbeeld aan het maar beperkt toestaan van e-mail en internet voor privédoelen.
E-mail van een afwezige collega lezen
Het is daarnaast verstandig om duidelijk te omschrijven wat er gebeurt met het zakelijke e-mailaccount van de werknemer als hij er niet is (wie leest dan de e-mail?). En om aan te geven dat regelmatig controle van het beleid mogelijk is. Voor controle gelden weer de voorwaarden bij monitoring zoals wij die hierboven hebben genoemd.
Privé-mails
Let op: werknemers hebben recht op vertrouwelijke communicatie. Dat betekent dat de werkgever privémails niet mag bekijken of openen, ook al staan deze op het zakelijke account en gebeurt dit tijdens een rechtmatige controle. Blijkt dus bijvoorbeeld uit het onderwerp van een bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag u dat bericht niet lezen.
De hoofdregel is dat het verboden is om uw werknemers te controleren op alcohol-, drugs- of medicijngebruik. Alleen als hier in de wet zelf een uitzondering voor is gemaakt, is zo'n test toegestaan. Dan moet wel aan strenge voorwaarden worden voldaan. In de wet is bijvoorbeeld een uitzondering gemaakt voor het testen van piloten, kapiteins en machinisten.
Gebruik gezondheidsgegevens is verboden
Persoonsgegevens die worden verzameld en gebruikt door het afnemen van tests zijn altijd bijzondere persoonsgegevens. Het zijn namelijk gegevens over de gezondheid van de werknemer. En het verzamelen en gebruiken van gezondheidsgegevens is volgens de AVG als hoofdregel verboden. Ook als er met gevaarlijke stoffen of machines wordt gewerkt, is een alcohol- of drugstest niet toegestaan.
Toestemming vragen werkt niet
Een test mag ook niet met toestemming van de werknemer worden gedaan. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat een werknemer niet helemaal vrij is zijn toestemming te weigeren. Dat komt omdat de werkgever een ongelijke relatie heeft met de werknemer. Daardoor kan de werknemer zich al snel onder druk gezet voelen om toestemming te geven. Kortom: als er geen speciale wetgeving is om een test te mogen doen en werkgevers doen het toch, dan overtreden zij de privacyregels. Zij lopen dan het risico om een boete te krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP staat het op dit moment niet toe om dit soort tests af te nemen.
Wetgeving ontbreekt
De AP geeft wel aan dat het begrijpelijk is dat werkgevers zich verantwoordelijk voelen voor de veiligheid op de werkvloer en dat problemen met alcohol, drugs en geneesmiddelen daarvoor een bedreiging kunnen zijn. Dit betekent echter niet dat werkgevers ‘zomaar’ kunnen eisen dat werknemers meewerken aan een alcohol, drugs of geneesmiddelentest. De AP geeft hierover duidelijk aan dat de wetgever op dit punt aan zet is. Tot het zover is, is het van groot belang hiermee rekening te houden bij het voeren van alcohol- en drugsbeleid en je als werkgever vooral te richten op het aanscherpen en de naleving van beleid.
Waarom het belangrijk is beleid te hebben
Dat verdovende middelen op het werk en het onder invloed zijn tijdens werktijd verboden is, moet (hoe logisch deze regel misschien ook lijkt) duidelijk bekend zijn bij de werknemers. Wij adviseren daarom een specifiek beleid op te stellen over alcohol- en drugsgebruik. Een goed beleid beschrijft wanneer gebruik van alcohol en drugs niet is toegestaan en maakt duidelijk waarom dat niet mag, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid. Ook kunnen in het beleid het voorkomen van verslaving en begeleiden van verslaafde medewerkers aan bod komen.
Negatieve gevolgen
Wij adviseren daarnaast om duidelijk aan te geven wat de gevolgen zijn van overtreding van de regels uit het beleid (bijvoorbeeld waarschuwing, schorsing en ontslag, waaronder ook ontslag op staande voet). Als u de gevolgen van een overtreding bepaalt, stem die gevolgen dan af op hoe ernstig de overtreding is, wat voor soort functie de overtreder heeft en de andere omstandigheden van het geval.
Akkoord vragen en handhaven beleid
Van belang is verder dat iedere werknemers het beleid moeten ontvangen en dit ook tekenen voor akkoord/ontvangst. Het beleid moet dus duidelijk en bekend zijn. Is dit niet het geval, dan heeft het beleid weinig waarde. U kunt het beleid bijvoorbeeld duidelijk zichtbaar laten zien (op het intranet of in de kantine) en eens in de zoveel tijd opnieuw onder de aandacht te brengen. Tot slot is het belangrijk dat u daadwerkelijk zorgt dat iedereen zich aan het beleid houdt (handhaving) en er dus niet alsnog situaties ontstaan die eigenlijk verboden zijn.
Ondernemingsraad inschakelen
Is er binnen uw bedrijf een OR? Let er dan op voor het invoeren, wijzigen of intrekken van een alcohol- en drugsbeleid instemming van de OR nodig is. De risico’s van alcohol- of drugsgebruik moeten tot slot blijken uit uw RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie).
Voorbeeld van een alcohol- en drugsbeleid
Bent u op zoek naar een voorbeeld van een alcohol- en drugsbeleid? Wij kunnen u deze op verzoek toesturen.
Testresultaten gebruiken als bewijs in een procedure
Soms worden testresultaten als bewijs gebruikt in een procedure bij de rechter. Denk bijvoorbeeld aan een ontslagzaak waarbij de werkgever de resultaten aan de rechter wil laten zien als reden, of één van de redenen, voor het ontslag. De rechter moet dan beoordelen of de werkgever de werknemer terecht heeft ontslagen. In de praktijk zien wij dat rechters zo'n testuitslag soms toch laten meewegen, ook al is de test in strijd met de privacyregels afgenomen. Het belang van de werkgever (bijvoorbeeld bij veilige omstandigheden op de werkvloer) weegt dan zwaarder dan het recht op privacy van de werknemer. Wel moet dan aan een aantal voorwaarden zijn voldaan.
In het algemeen is niet te zeggen in hoeverre de rechter een testresultaat uit een verboden controle als bewijs meeweegt in een zaak tussen de werkgever en de werknemer. Houd er als werkgever in zo'n zaak in ieder geval wel altijd rekening mee dat de rechter de uitslag kan negeren als hij het bewijs moet beoordelen.