Toestemming vragen werkt niet
In de arbeidsrelatie kan, naast de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst of de uitvoering van een wettelijke verplichting, ook de toestemming van de werknemer een wettelijke grondslag voor de verwerking vormen. Hoewel deze grondslag het eenvoudigst lijkt om te gebruiken en in het algemeen ook een van de belangrijkste en meeste gebruikte wettelijke grondslagen voor verwerking is, ligt dit in de specifieke relatie werkgever-werknemer anders. Er wordt namelijk niet snel aangenomen dat de werknemerecht vrij is geweest in het geven van zijn toestemming. Dit heeft te maken met de ongelijke of afhankelijke (gezags)verhouding tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer kan zich al snel onder druk gezet voelen om toch zijn toestemming te geven.
Toch toestemming vragen
Het kan echter voorkomen dat u niet kunt aantonen dat een (door u gewenste) verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Dit geldt ook voor de door u beschreven situatie van ………. Deze verwerking heeft niets te maken met het aangaan of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en is ook geen wettelijke verplichting.
Als u toch (andere dan de voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst noodzakelijke) persoonsgegevens gaat verwerken en u heeft daarvoor toestemming nodig van de werknemers, dan bepaalt de wet hierover het volgende.
De toestemming moet door middel van een verklaring of een andere ondubbelzinnige actieve handeling door de werknemer worden gegeven. De werknemer kan nooit stilzwijgend of op een passieve manier toestemming verlenen. De toestemming geldt alleen als deze gebaseerd is op informatie van u over wat u met de gegevens gaat doen in duidelijke en eenvoudige taal. De werknemer moet precies weten waar zijn toestemming op gericht is en de informatie hierover moet duidelijk te onderscheiden zijn van andere zaken waarover u hem eventueel tegelijkertijd informeert. De werknemer mag op ieder moment zijn toestemming weer intrekken (en daar moet u hem ook over informeren). Om deze redenen kunnen wij helaas geen standaard toestemmingsformulieren opstellen en verstrekken.
Als meeste veilige oplossing zou u de keuze voor medewerking van ……. (v.b.: foto’s voor de bedrijfswebsite) bij de werknemers kunnen leggen. Dat betekent dat u de werknemers dus (schriftelijk) wijst op de mogelijkheid van het meewerken aan het plaatsen van ……. (v.b.: foto’s voor de bedrijfswebsite) waarop zij herkenbaar in beeld zijn. Daarbij moet u ook aangegeven voor welk specifiek omschreven doel de betreffende beelden worden gebruikt, aan wie (of welke categorieën ontvangers) deze zullen worden verstrekt (zoals ‘bezoekers van de website’) en over welke periode dit zal gebeuren. Vanzelfsprekend mogen de gemaakte foto’s in geen geval voor een ander doel worden gebruikt dan hiervoor specifiek is bepaald.
Tot slot dient u hierbij aan te geven dat de werknemer zijn toestemming voor het gebruik van < de foto’s / ….. > (waarop hij herkenbaar in beeld is) op ieder moment weer kan intrekken. De beelden van de betreffende werknemer zullen in dat geval direct van de …… moeten worden verwijderd en dus niet meer bruikbaar zijn voor het omschreven doel.