Of het nu gaat om binnen- of buitenlandse arbeidskrachten, als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. Dat is belangrijk om premie- en belastingfraude tegen te gaan en om illegale tewerkstelling van vreemdelingen te voorkomen. De identificatieplicht van de werkgever omvat een verificatieplicht, een bewaarplicht en een zorgplicht.

• De verificatieplicht houdt in dat de werkgever het identiteitsbewijs van de werknemer bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid. Aan deze verificatieplicht moet u altijd voldoen voordat u iemand voor u laat werken. Onderstaand stappenplan helpt u daarbij. Als u alle stappen helemaal doorloopt, heeft u de identiteit van uw arbeidskrachten gecontroleerd en onderzocht of zij in Nederland mogen werken.
  > Bekijk het stappenplan voor de verificatieplicht op de site van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
• Na verificatie van het identiteitsbewijs moet de werkgever een duidelijke en leesbare kopie van het identiteitsbewijs maken, waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. De werkgever is verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie op te nemen, voor het geval er een controle plaatsvindt. De verplichting tot het bewaren van een identiteitsbewijs van de werknemer geldt tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.
• De zorgplicht houdt in dat de werkgever moet zorgen dat al zijn medewerkers op het werk een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Dit geldt ook voor andere mensen die voor de werkgever werken, zoals inleenkrachten.
• Het identiteitsbewijs van de werknemer hoeft niet geactualiseerd te worden. Dat betekent dat bij de indiensttreding van de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier moet komen, maar de werkgever hoeft niet bij te houden wanneer de geldigheid van het identiteitsbewijs verstrijkt. Als de geldigheid van het identiteitsbewijs is verstreken, dan hoeft de werkgever de werknemer niet om kopie van het nieuwe identiteitsbewijs te vragen.

Als de Nederlandse Arbeidsinspectie, Vreemdelingenpolitie, Uitvoering Werknemersverzekering (UWV) of de Belastingdienst een controle houdt op de werkplek, moet u de administratie kunnen laten zien. Het is verplicht hieraan mee te werken en uw werknemers moeten zich kunnen identificeren met een origineel identiteitsbewijs. In deze situatie mogen zij ook het Nederlandse of Europese rijbewijs gebruiken. Zie voor meer informatie ook: Identificatieplicht.


Meer informatie Sociaaljuridisch advies, 030-6053344 of sj@metaalunie.nl.