Bij de invoering van de verplichte werkkostenregeling (WKR) in 2015 zijn er veel specifieke onbelaste vergoedingen/verstrekkingen voor werknemers komen te vervallen.
Wat is gebleven is de onbelaste vergoeding van (in 2024) € 0,23 voor woon-werkverkeer kilometers.
Voor het vergoeden of verstrekken van een fiets bestaat echter geen gerichte vrijstelling meer. Dit moet voortaan worden ingepast in de beschikbare “vrije ruimte” of een gericht vrijgestelde (tijdelijke) reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer binnen de WKR.
Als een vergoeding of verstrekking niet in de WKR kan worden verwerkt is de waarde van de fiets belast loon (in natura) bij de werknemer.
Voor werkgever en werknemer is het daarom belangrijk om bij de vergoeding of verstrekking van een fiets te kijken of de vrije ruimte of een gerichte vrijstelling in de WKR daar mogelijkheden voor biedt.
Als de werkgever het kostenneutraal wil vormgeven, kan hij er samen met de werknemer voor kiezen dat de werknemer belast loon, vakantiegeld of verlofuren e.d. inlevert voor een belastingvrije uitkering.
Dit wordt fiscaal het toepassen van het “cafetariamodel” genoemd.
Voorbeeld 1: waarbij er vrije WKR-ruimte is.
Een werknemer koopt een elektrische fiets met een cataloguswaarde incl. btw van € 1.500,-. U zet in samenspraak met de werknemer € 1.500.- van het brutoloon om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets.
Deze aanschafkosten wijst u aan als eindheffingsloon voor de WKR. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt u daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 36,93% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 554,-
Als er in het jaar wel iets, maar niet genoeg, vrije ruimte is, kan de werkgever aan de werknemer een renteloze lening geven voor de aankoopprijs van de fiets. De aflossing van deze lening wordt dan in de komende jaren voor zover de vrije ruimte daarvoor beschikbaar is, belastingvrij aan de werknemer gegeven/kwijtgescholden (in ruil voor het inleveren van een even groot bedrag aan belast loon).
Voor de renteloze lening van de fiets bestaat binnen de werkkostenregeling een nihilwaardering. Het rentevoordeel is dus onbelast.
Voorbeeld 2: U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van € 1.500,- om een fiets te kopen. De werknemer krijgt geen reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer.
Stel dat u wel € 25,- per maand gericht vrijgestelde reiskosten zou kunnen vergoeden. U kunt dan met de medewerker afspreken om 5 jaar lang € 25,- per maand belast brutoloon in te leveren voor een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding van ook € 25,-. Die onbelaste vergoeding wordt vervolgens gebruikt voor de aflossing van de lening. Daarmee ontstaat voor de medewerker een fiscaal vriendelijke terugbetaling van de lening voor de aanschaf van de fiets.
Als u een fietsregeling wilt invoeren is het verstandig om daar een regelement voor op te stellen (zie bijlage 1 hieronder).
U kunt dan de fietsovereenkomst uit bijlage 1a gebruiken. Let op dat voor de werknemer duidelijk is hoe het restant van de lening bij het einde van het dienstverband wordt afgelost. In bijlage 1a wordt daarvoor uitgegaan van verrekenen met netto-loon. Wijs de werknemer er bij inlevering van brutoloon op dat het sociaal verzekerd loon wordt verlaagd.
- Bijlage 1 / Regelement fietsregeling
- Bijlage 1a / Standaard fietscontract bij fietsregeling
Let op: bijlage 1 is eigenlijk geen overeenkomst maar een reglement voor een fietsregeling.
Meer informatie Team Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling