Of het nu gaat om binnen- of buitenlandse werknemers, als werkgever bent u verplicht de identiteit van al uw werknemers te controleren. Deze controle moet op basis van het geldige identiteitsbewijs. De echtheid van het document en de nationaliteit moet worden vastgesteld, en er moet bepaald worden of de werknemer vrij in Nederland mag werken.

De identificatieplicht bestaat uit 3 onderdelen:

1. Verificatieplicht. Dit houdt in dat de werkgever het identiteitsbewijs van de werknemer bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid. Aan deze verificatieplicht moet u altijd voldoen voordat u iemand voor u laat werken. Onderstaand stappenplan helpt u daarbij. Als u alle stappen helemaal doorloopt, heeft u de identiteit van uw werknemer gecontroleerd en onderzocht of de werknemer in Nederland mag werken.
   
   > Bekijk het stappenplan voor de verificatieplicht op de site van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
    
2. Bewaarplicht.  Na de verificatie van het identiteitsbewijs moet de werkgever een duidelijke en leesbare kopie van het identiteitsbewijs maken, waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. Deze kopie moet u in uw administratie bewaren voor het geval er een controle plaatsvindt. Deze bewaarplicht geldt tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. 
    
3. Zorgplicht. Dit houdt in dat de werkgever moet zorgen dat alle werknemers die voor hem werken een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Dit geldt ook voor andere mensen die voor u werken, zoals inleenkrachten.

Als de geldigheid van het identiteitsbewijs is verstreken, hoeft u deze niet in uw administratie te vervangen. Voldoende is dat bij indiensttreding een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer is gemaakt toen deze geldig was.

Als de Nederlandse Arbeidsinspectie, Vreemdelingenpolitie, UWV of de Belastingdienst een controle houdt op de werkplek, moet de werkgever de administratie kunnen laten zien. Het is verplicht hieraan mee te werken en alle werknemers moeten zich kunnen identificeren met een origineel identiteitsbewijs. In deze situatie mogen zij ook het Nederlandse of Europese rijbewijs gebruiken. Zie voor meer informatie ook: Identificatieplicht.

Meer informatie Sociaaljuridisch advies, 030-6053344 of sj@metaalunie.nl.