Als de werknemer het bedrijf verlaat, kunnen er situaties ontstaan waarin er onbedoeld op juist opzettelijk toegang is tot vertrouwelijke informatie. Dit wilt u als werkgever dan ook het liefst voorkomen. Werknemers kunnen vrijwillig uit dienst gaan om ergens anders te gaan werken, maar ook kan er sprake zijn van ontslag (op staande voet), non-actiefstelling, langdurig ziekteverzuim of vrijstelling van werk tot de datum van het eindigen van het dienstverband. In deze situaties is het vaak niet wenselijk dat de werknemer nog toegang heeft tot specifieke bedrijfsinformatie van de werkgever of daar iets mee doet. Ook zal de werkgever willen voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat als de werknemer de onderneming verlaat.

U kunt over de volgende onderwerpen afspraken maken met de vertrekkende werknemer:

• ICT
  Beschrijf de ICT-maatregelen die standaard gelden bij uitdiensttreding van een werknemer. Denk hierbij aan:

1. Het afsluiten of doorsturen van het e-mailaccount van de werknemer en het instellen van een out-of-office bericht met een alternatief contactpersoon. Leg duidelijk vast tot hoelang het e-mailaccount van de werknemer actief blijft, naar wie e-mails worden doorgestuurd (wie beheert het account dus tijdelijk?) en na welke termijn het account definitief wordt afgesloten. Stel de werknemer bij het eindigen van de arbeidsovereenkomst ook in de gelegenheid om zijn e-mailbox op te ruimen (bijvoorbeeld om privémails te verwijderen);
    
2. Het blokkeren van de toegang tot systemen, databases, e-mail, cloudopslag, intranet, CRM, enz. aan het einde van de laatste werkdag;
    
3. Het verwijderen of deactiveren van gebruikersaccounts (inloggegevens, VPN, softwarelicenties, etc.);
    
4. Het wijzigen van wachtwoorden van gedeelde accounts, mailboxen, socialmedia-accounts of systemen waar meerdere mensen toegang toe hebben;
    
5. Overdracht van digitale eigendommen, zoals documenten in gedeelde mappen, projectbeheerplatforms (zoals Teams, SharePoint, etc.), licenties, etc. Zorg dat belangrijke bestanden, documenten of communicatie veilig worden gearchiveerd.

• Geheimhouding
  Controleer de geheimhoudingsafspraak in de arbeidsovereenkomst (en of dat gekoppeld is aan een boete) en leg de werknemer bij vertrek nog eens uit dat hij aan die afspraak gebonden blijft. Laat de werknemer opnieuw voor geheimhouding tekenen als er geen geheimhouding in de arbeidsovereenkomst was afgesproken of maak hierover duidelijke afspraken in een beëindigingsovereenkomst. Bespreek in het exitgesprek kort waarom vertrouwelijkheid belangrijk is en maak als dat nodig is afspraken over de overdracht van digitale informatie.
   

• Persoonsgegevens
  Controleer of vraag of de werknemer nog persoonsgegevens van klanten, collega’s of leveranciers heeft opgeslagen op eigen apparaten of in mailboxen. Laat deze veilig verwijderen of overdragen.
   

• Apparaten inleveren
  Vraag de werknemer om laptops, USB-sticks, mobiele telefoons en andere opslagmedia in te leveren of maak hierover afspraken in de beëindigingsovereenkomst.