Bedrijven met personeel

De afdrachtvermindering is een korting op de af te dragen loonheffing. U berekent de afdrachtvermindering op basis van de totale S&O kosten.

Er is sprake van S&O als u onderzoek/ontwikkeling uitvoert naar technisch nieuwe (onderdelen van) producten, nieuwe productieprocessen of nieuwe programmatuur waarbij er risico’s of onzekerheden zijn of de ontwikkeling slaagt. Ook technisch wetenschappelijk onderzoek valt hier onder.

Het moet gaan om urenbesteding van uw eigen medewerkers. Voor inleners, zzp-ers, en partijen waar u werk aan hebt uitbesteed, kunt u zelf geen S&O vermindering aanvragen. Dat kunnen die partijen eventueel wel zelf.
Soms is onduidelijk of de projecten nieuw genoeg zijn en uit eigen S&O komen. Van belang is dat het project een knelpunt voor het bedrijf moet oplossen en dat het niet gaat om het aanpassen of inregelen van aangekochte technologie. Daar wil in de praktijk nog al eens discussie over zijn. Uiteindelijk bepaalt RVO of het project in aanmerking komt voor de regeling.

De S&O kosten bestaan uit de loonkosten en de overige kosten:

a. Loonkosten
De loonkosten worden bepaald door het aantal uren dat aan S&O is besteed en het bedrag per uur. Om het aantal uren te kunnen vaststellen en controleren is het noodzakelijk om in het projectdossier de bestede uren per dag per medewerker te registreren. De uren moeten binnen 10 dagen worden opgenomen in de registratie. De projectadministratie moet inzicht geven in de aard, inhoud, de omvang, en de voortgang van de werkzaamheden.
Het uurloon voor 2023 wordt gebaseerd op het gemiddelde uurloon dat u in 2021 hebt betaald aan medewerkers waarvoor u toen een S&O verklaring hebt gekregen. Daarvoor moet u bij de aanvraag de Burger Service Nummers van deze medewerkers opgeven. Let op: geen Burger Service Nummers: geen goedkeuring.
Hebt u in 2021 geen S&O verklaring gehad? Dan mag u voor 2023 uitgaan van € 29,- per uur.

b. Overige kosten
De overige kosten mag u op € 10,- per uur stellen voor de eerste 1.800 uur. Boven 1.800 uur is dat € 4,- per uur. In plaats van deze vaste bedragen kunt u ook uitgaan van de werkelijke (niet-loon)kosten en uitgaven. Deze keuze maakt u in de aanvraag en geldt voor het hele kalenderjaar (ook voor eventuele andere aanvragen die nog komen). Pas voor een volgend jaar kan de keuze weer worden aangepast. De werkelijke kosten zijn alleen de 100% direct aan het project toe te rekenen kosten.

Over de totale S&O-kosten krijgt u tot een bedrag van € 350.000,- een afdrachtvermindering loonheffing van 32% (40% voor starters). Daarboven is de afdrachtvermindering 16%.

Zelfstandig ondernemer (IB-ondernemer)

Voor zelfstandige ondernemers met personeel geldt voor speur- en ontwikkelingswerk door de medewerkers wat hierboven is vermeld. Als u zelf ook speur- en ontwikkelingswerk doet is er voor u geen loonheffingskorting (een zelfstandige betaalt namelijk geen loonheffing). In plaats daarvan kunt u voor u zelf een extra belastingaftrek toepassen in de aangifte Inkomstenbelasting. Als u in een jaar minimaal 500 uren S&O uren maakt komt u in aanmerking voor een aftrekpost op de bedrijfswinst van € 14.202,-.

Ook hier geldt een hogere aftrekpost (€ 7.106 extra) voor startende ondernemers. U bent starter als uw onderneming nog geen 5 jaar bestaat en u minder dan 3 keer deze aftrek heeft gehad .
Ook hier is het noodzakelijk dat u de uren goed bijhoudt. Als blijkt dat u de 500 S&O uren niet haalt moet u dat altijd tijdig melden. U ontvangt dan een nieuwe (nihil) beschikking.

Aanvragen en afrekening

U moet de S&O vermindering vooraf en uiterlijk tot 30 september van het lopende jaar aanvragen bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Daarvoor hebt u eHerkenning niveau 3 nodig. U kunt maximaal 4 aanvragen per jaar doen. Een aanvraag kan meerdere projecten bevatten.

In alle gevallen moet er op de aanvragen die (deels) zijn goedgekeurd binnen drie maanden na afloop van het boekjaar een eindafrekening (“mededeling” genoemd) worden ingediend bij RVO. Dit moet ook als er geen uren zijn gemaakt en niets is/wordt geclaimd. Als u geen mededeling indient kan een boete worden opgelegd.

Op de site van RVO vindt u uitgebreide informatie over de WBSO. Daar kunt u ook een brochure downloaden.
Of wilt u snel inzicht in het financieel voordeel van of uw project kans maakt? Dan kunt u de regelhulp WBSO gebruiken.

Meer informatie Team Ondernemen, Economie & Fiscaliteit