Het onderwerp 'bewaartermijnen' komt ook aan bod in de privacyverklaring. Zie hiervoor het voorbeeld van een privacyverklaring dat wij voor u hebben opgesteld.

De bewaartermijnen voor de personeelsadministratie hangen af van het soort gegevens dat u bewaart:

• Salarisadministratie
  Voor gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn is de bewaartermijn 7 jaar nadat de werknemer uit dienst is.
   
• Loonbelastingverklaring en kopie ID
  Voor de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs is de bewaartermijn van 5 jaar na het einde van het dienstverband.
   
• Sollicitatiegegevens
  Bij sollicitatiegegevens verwijdert u de sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren (een termijn van maximaal 1 jaar is hiervoor redelijk).
   
• Andere gegevens
  Er zijn geen wettelijke bewaartermijnen voor andere soorten gegevens zoals verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, arbeidsovereenkomsten, correspondentie over benoeming, promotie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens. Voor dit soort gegevens is er wel een richtlijn: verwijder deze gegevens uiterlijk 2 jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden zijn geëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om u te houden aan een andere wettelijke bewaarplicht. Als de gegevens al eerder niet meer nodig zijn, moet u ze vanaf dat moment verwijderen.
   
• Arbeidsconflict. 
  Tot slot is er nog een uitzondering als er een arbeidsconflict met de werknemer is (geweest) of een rechtszaak loopt. In dat geval mag u de gegevens van de (oud-)werknemer langer bewaren dan hiervoor genoemd.