In de praktijk worden verschillende structuren gebruikt om functie-informatie vast te leggen. Op deze pagina vindt u een aantal modellen die u kunt gebruiken bij het inrichten van uw functieprofielen- of beschrijvingen.

Toelichting op het model Functieprofiel
Op de eerste pagina van het document “Functieprofiel” kunnen de basisonderdelen van een functie worden beschreven. Om het profiel te structureren is onder “typering van de activiteiten” gekozen voor een indeling die aansluit op de beschrijving van uitvoerende functies in de werkplaats en/of op locatie. Voor het beschrijven van managementfuncties kunt u beter kiezen voor een indeling op resultaatgebieden, bijvoorbeeld strategie & beleid, leidinggeven, financieel, verkoop, administratie ed.

Of het verstandig is de kopjes “verantwoordelijkheden” en “bevoegdheden” op te nemen is afhankelijk van de uw structuur en schrijfstijl. wanneer de beschrijvingen eronder een herhaling zijn van wat u al onder activiteiten heeft beschreven, dan kunt u ze beter weglaten.

Gebruik van kritische prestatie indicatoren

Om de traditionele opzet van dit model een resultaatgericht karakter te geven, laat de praktijk voorbeelden zien van profielen die van kritische prestatie indicatoren (kpi’s) bevatten. Dit kan goed werken in een organisatie waar meer aandacht hieromtrent gewenst is. Aan de andere kant verouderen dergelijke functieprofielen snel en moet bovengemiddeld geïnvesteerd worden in het actueel houden ervan. Indien u met kpi’s wenst te werken, kunt u die beter in een apart document opnemen en in het functieprofiel hiernaar verwijzen.

Ondertekening van het functieprofiel

De tweede pagina van het model “Functieprofiel” bevat de ondertekening van het profiel. In het document is de meest formele benadering weergegeven. Accordering door de werknemer is immers bij de CAO’s in de metaalsector niet verplicht. Bij herziening van de functieprofielen hangt het vooral af van de cultuur in het bedrijf of hiervoor moet worden gekozen. Accordering geeft enerzijds zekerheid. Anderzijds, wat te doen als een werknemer weigert te tekenen? Om dit te voorkomen kan in het traject van invoering of actualisering van de functieprofielen eventueel gekozen worden voor een commentaarronde. De individuele werknemer krijgt dan de gelegenheid voor een bepaalde datum commentaar op het profiel te geven. Bij werknemers die nieuw in dienst komen van het bedrijf of die in het bedrijf een andere functie gaan vervullen, is ondertekening wel verstandig.

Gebruik van competenties

Pagina drie van het model “Functieprofiel” is optioneel. Niet zelden vinden werkgevers het wenselijk om functiecompetenties of zelfs gedragscompetenties te beschrijven, al dan niet gekoppeld aan een systeem van competentiemanagement. Aangezien deze in het algemeen een afgeleide vormen van het (te bereiken) “dna” van de onderneming, komt dit deel van het document niet voor ondertekening in aanmerking.

Toelichting op het model Functiedocument
Het bestand “Functiedocument” bevat naast de informatie van “Functieprofiel” een voorblad waarin een beeld van de organisatie kan worden geschetst, een formulier waarin de functiekarakteristieken van de functie kunnen worden beschreven en een indelingsformulier waarin de overwegingen met betrekking tot de indeling van de functie kunnen worden vastgelegd.
Informatie over de functiecontext is niet alleen van belang voor de indeling van de functie. Het kan ook worden gebruikt bij de werving van personeel, als vertrekpunt dienen voor het opzetten van een introductieprogramma of voor het bevestigen van de (nieuwe/gewenste) bedrijfscultuur na belangrijke organisatorische wijzigingen, reorganisatie, fusie e.d.
De vastlegging van informatie in de formulieren functiekarakteristieken en het indelingsformulier blijkt in de praktijk vooral van nut bij organisaties met veel functies, of met meerdere managementlagen met een rol in het indelingsproces of die een regelmatige doorstroom kennen in management, staf en/of HR functies.
Voor een beter begrip is het model Functiedocument uitwerkt in twee voorbeelden, namelijk voor de functies Administratief Medewerker en Lasser (binnen).

Toelichting op een resultaatgericht model functieprofiel
Tot slot is een modern model van een resultaatgerichte beschrijving opgenomen. De te hanteren stijl geeft richting aan (de verwachtingen omtrent) een juiste uitvoering van de kerntaken of –werkgebieden door de functievervuller. De bedrijfscontext wordt verduidelijkt aan de hand van de kerncompetenties van het bedrijf. Functiespecifieke competenties geven het belangrijkste gedrag in de uitvoering van de functie aan.
Ieder individu vertoont van nature bepaalde competenties. Andere zijn latent aanwezig en derhalve ontwikkelbaar. Met gericht onderzoek is tegenwoordig vast te stellen welke dat zijn. Tevens is daarmee te bepalen welke competenties de persoon nooit zal kunnen ontwikkelen. Kennis hiervan vergoot de kans op een succesvolle keuze voor de juiste kandidaat voor een vacature. Daarnaast leidt het tot een meer gerichte loopbaanplanning. Bovendien kunnen investeringen in opleiding effectiever worden ingezet.
Naast een blanco model is een uitwerking van de functie Receptionist in dit format opgenomen.

Werkboek functieprofielen voor bedrijven in de Metaal en Techniek
Het werkboek is een hulpmiddel om op praktische wijze functieprofielen voor uw eigen bedrijf te kunnen opstellen. Het bevat uitgangsmateriaal voor de meest voorkomende functies onder de leden van Metaalunie.

Het is aan te bevelen de online versie van het hulpmiddel te gebruiken.

Meer informatie
Voor aanvullende vragen kunt u contact opnemen met de afdeling Ondernemen en Bedrijfsontwikkeling (fb@metaalunie.nl).