Wat is screening?
Screening is het proces waarbij de werkgever bepaalde informatie opvraagt en controleert over een sollicitant, voordat hij beslist over het aannemen van de sollicitant. Dit gebeurt om een inschatting te kunnen maken van de integriteit/betrouwbaarheid van de betrokkene en om risico’s te beperken. De screening voor indiensttreding wordt ook wel ‘pre-employmentscreening’ genoemd. Screenen is aan te raden als het gaat om functies waarbij betrouwbaarheid belangrijk is. Omdat de werkgever hierbij persoonsgegevens van de sollicitant verwerkt, zijn de regels uit de AVG van toepassing. In sommige gevallen is screening wettelijk verplicht, maar in de meeste gevallen niet.
Voorwaarden voor screening
Onder voorwaarden is screening toegestaan. Kort gezegd zijn de voorwaarden als volgt:
- De werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben bij de screening, tenzij de screening voor de betreffende functie in de wet verplicht is gesteld. Let op: toestemming vragen aan de sollicitant is niet geldig en kunt u dus niet gebruiken als (wettelijke) grondslag voor de screening.
- De screening moet noodzakelijk zijn en het doel kan niet op een andere (minder ingrijpende) manier worden bereikt. De screening zou afhankelijk moeten zijn van de soort functie en de risico’s die de functie met zich meebrengt.
- De sollicitant moet van tevoren in kennis worden gesteld en weten wat de screening inhoudt. Ook moet daarbij aangeven waarom een screening noodzakelijk is, welke gegevens worden onderzocht en waarom die gegevens relevant zijn voor de functie. De uitkomsten van de screening moeten met de sollicitant gedeeld worden.
Daarnaast gelden nog een aantal algemene voorwaarden uit de AVG, zoals de eis van een goede beveiliging van de gegevens en de voorwaarde dat u de verkregen gegevens niet ook nog voor een ander doel gebruikt.
Hieronder kunt u meer lezen over verschillende vormen van screening: referenties controleren, screenen van social media en informatie opzoeken op internet, de VOG en de medische keuring.
Wilt u contact opnemen met referenties van de sollicitant? Dan geldt ook hier een informatieplicht. De sollicitant moet er vooraf dan ook van op de hoogte zijn dat u referenties wil opvragen als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Dit kunt u dus al vermelden bij de vacaturetekst of later bij het geven van informatie over de sollicitatieprocedure. Als de sollicitant daarvoor toestemming geeft, zal u alleen gegevens bij een referent mogen opvragen die relevant zijn voor de functie die de sollicitant mogelijk gaat vervullen. De uit de referenties verkregen informatie koppelt u vervolgens ook weer terug aan de sollicitant.
Let op: bent u zelf opgegeven als referent en moet/wilt u informatie geven over een ex-werknemer? Neemt u dan contact met ons op als u twijfelt over welke regels hierbij gelden en met welke punten u rekening moet houden.
Het lijkt logisch en makkelijk om zelf ook informatie van of over de sollicitant op te zoeken op internet. Toch is dit niet zomaar toegestaan, zelfs niet als het gaat om openbare (social media)profielen en informatie die de sollicitant zelf op internet heeft geplaatst. Ook bij dit type screening moet u namelijk een gerechtvaardigd belang (een goede reden) hebben, rekening houden met het type functie (is de informatie van belang voor de functie en beperkt u zich tot zakelijke informatie?) en vooraf aangeven of deze screening tot de sollicitatieprocedure behoort (bijvoorbeeld door dit weer te vermelden in de vacaturetekst). Als u informatie van internet over de sollicitant vervolgens gebruikt voor de sollicitatieprocedure, dan moet de sollicitant ook de kans krijgen om die informatie toe te lichten.
VOG staat voor Verklaring Omtrent het Gedrag en is een verklaring waaruit blijkt dat iemands ‘justitieel verleden’ geen belemmering vormt voor het werk of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Voor sommige functies is een VOG wettelijk verplicht. In andere gevallen bepaalt u als werkgever zelf of u voor een bepaalde functie een VOG verlangt. In dat geval moet u wél altijd een gerechtvaardigd belang hebben. De enkele toestemming van de sollicitant als reden om de VOG te vragen is niet geldig als wettelijke grondslag.
Denk verder altijd aan de algemene beginselen die gelden bij verwerking van persoonsgegevens (zoals noodzakelijkheid, informatieplicht en dataminimalisatie). De organisatie die de VOG wil ontvangen geeft aan op welk profiel de screening moet plaatsvinden (er bestaan algemene screeningsprofielen en er zijn specifieke screeningsprofielen).
Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag worden alleen risico’s betrokken die verband houden met de aangetroffen strafbare feiten. Omdat een VOG wordt afgegeven voor een specifieke functie bij een bepaalde organisatie, is het verstandig om als werkgever niet zomaar een VOG te accepteren van iemand die voor een andere functie of een organisatie is afgegeven. Een VOG kan
digitaal worden aangevraagd.
Uitgangspunt is dat een medische keuring of aanstellingskeuring als onderdeel van de sollicitatieprocedure niet is toegestaan, tenzij er sprake is van uitzonderingssituaties. Er kan sprake zijn van zo’n uitzonderingssituatie als de functie waarnaar is gesolliciteerd risico’s kan opleveren voor de eigen gezondheid of veiligheid van de werknemer of die van andere mensen. Bovendien mag alleen een bedrijfsarts onderzoeken of de sollicitant aan de gezondheidseisen voor de functie voldoet. Een aanstellingskeuring mag dus niet zomaar. De strenge regels die hiervoor gelden zijn vastgelegd in de Wet op de medische keuringen (Wmk).
Op de website van de SER vindt u alle informatie over aanstellingskeuringen.