Als werkgever heeft u, ook op grond van de AVG, een informatieplicht. Dat wil zeggen dat u werknemers duidelijk moet informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet en waarom u dat doet. Tijdens de zoektocht naar een nieuwe werknemer, dus tijdens de wervings- en sollicitatieprocedure, verwerkt u al persoonsgegevens van kandidaten. Hoewel sollicitanten op dat moment dus nog geen werknemer bij u zijn, moet u ook tegenover hen al voldoen aan de informatieplichthen informeren. In de AVG staat dat u de informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens in principe schriftelijk moet geven. Om er zeker van te zijn dat de informatie goed vindbaar is, kunt u het beste een privacyverklaring beschikbaar stellen of toezenden.

Voor wat betreft sollicitanten is het belangrijk dat zij op de hoogte zijn van uw privacybeleid voordat zij hun sollicitatie bij u indienen. Bij het eerste contact met een sollicitant brengt u het onderwerp privacy dus al ter sprake. Bij het bekend maken van een vacature op uw website kunt u de privacyverklaring via een button of link beschikbaar stellen.

Heeft u alleen schriftelijk of elektronisch contact met een sollicitant naar aanleiding van een ‘open sollicitatie’, dan zal het eerste contact vaak bestaan uit het verzenden van een ontvangstbevestiging van de sollicitatiebrief. Gebruikt u de gegevens van de sollicitant in eerste instantie alleen voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure, dan kunt u de volgende alinea opnemen in uw (ontvangst)bericht aan de sollicitant:

“Wij maken u erop attent dat wij de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en eventueel nog zult verstrekken, verwerken op de manier zoals in onze privacyverklaring beschreven. Een kopie van onze privacyverklaring treft u in de bijlage aan.”

Stuur daadwerkelijk een kopie van de privacyverklaring mee (bijvoegen als pdf bij de e-mail of een uitgeprint exemplaar bij uw brief).

Wij hebben voor u een voorbeeld van een privacyverklaring opgesteld. Zie de download hieronder. Hierin staat de informatie die u volgens de AVG moet verstrekken aan betrokkenen. Dat zijn in dit geval uw werknemers, maar dus ook sollicitanten.

De privacyverklaring is overigens ook bruikbaar voor stagiaires, ex-werknemers, uitzendkrachten/payroll-werknemers of andere tijdelijke ingehuurde arbeidskrachten.