Tot enkele jaren geleden registreerden medewerkers van TBB Gilze hun uren nog op papier. Dat moest beter kunnen, bedacht mede- eigenaar Tom Bosmans. Hij schafte een urenregistratiesystem aan, maar liep al snel tegen de beperkingen van het programma aan. Bosmans ontwikkelde vervolgens een maatwerk-app. ‘Je moet af en toe afstand nemen van de dagelijkse business.’

Er werken twintig medewerkers bij TBB. Het bedrijf in Gilze is specialist in plaatbewerking en licht constructiewerk, zoals machineframes. Altijd klantspecifiek, ofwel high mix, low volume. Bosmans: ‘We wilden dat medewerkers zelf hun uren konden plannen, binnen de geldende werktijden. Dat kon echter niet met het aangekochte urenregistratiesysteem.’ Tijdens een vakantie viel het kwartje en kreeg Bosmans het idee om zelf een app te maken, toegespitst op de omstandigheden bij TBB. ‘Ik was al bezig met het ontwikkelen van applicaties voor de productie en de administratie. Een app voor de tijdsregistratie paste daar perfect in.’

Leren programmeren
Bosmans studeerde mechatronica aan het hbo. IT is wel onderdeel van die opleiding, maar hij ziet zichzelf niet als een software-engineer. ‘Zeker niet. Maar ik vind het wel leuk om ermee bezig te zijn.’ Hij leerde zichzelf programmeren met behulp van informatie op internet. ‘Nu gaat dat dankzij AI-tools zoals ChatGPT nog veel sneller.’ Het uitbesteden van het ontwikkelen en bouwen van de app was nooit een overweging voor Bosmans. ‘Je levert hierdoor in op de flexibiliteit van het proces en het eindresultaat. Daarnaast zijn de kant-en-klare producten die op de markt zijn, niet specifiek genoeg voor wat wij willen.’

Flexibele werktijden
De hoofddoelstelling van de te ontwikkelen applicatie was het vereenvoudigen van het plannen van flexibele werktijden. Daarnaast was er de wens om de administratieve last van het verwerken van de uren op kantoor te verlichten. Begin 2023 had Bosmans een proefversie operationeel. ‘In dat eerste jaar hebben we continu aan het programma geschaafd om het te verbeteren.’ Het invoeren van de nieuwe digitale oplossing stuitte niet op weerstand, vertelt Bosmans. ‘Wij betrekken de medewerkers actief bij het hele proces en voeren nieuwe dingen stap voor stap in. Feedback pakken we op, en we laten zien wat we ermee doen. Testen voeren we uit in een kleine gebruikersgroep. Je kunt beter iedere dag een klein stapje zetten dan heel lang nadenken en vervolgens één grote stap zetten, met het risico dat je je verstapt.’

Positief
Na een jaar proefdraaien was iedereen positief en werd het programma definitief ingevoerd. Medewerkers kunnen de app gebruiken op hun smartphone, of op de twee computers in de werkplaats. Ze kunnen in het systeem per dag hun werktijden plannen voor de volgende werkweek. ‘Een kortere planningshorizon is niet wenselijk’, licht Bosmans toe. ‘We zijn een klein bedrijf en mensen hebben elkaar nodig om hun werk te doen.’ Iedere nacht draait er een algoritme op de achtergrond dat de planning voor de volgende dag maakt.
 

‹‹ Wij betrekken de medewerkers actief bij het hele proces en voeren nieuwe dingen stap voor stap in ››

Efficiencyslag
De tijdsregistratie-app is gekoppeld aan de nacalculatie en loonadministratie. ‘We hebben dankzij de app ook een mooie efficiencyslag gerealiseerd.’ Als een medewerker met een order aan de slag gaat, registreert hij dat in het systeem. Idem als de order gereed is. Er komt dan direct een pakbon uit en er gaat een melding naar kantoor dat de order gereed is voor kwaliteitscontrole en transport. ‘We schaven continu bij op basis van de feedback vanaf de werkvloer. Het was bijvoorbeeld niet altijd duidelijk waar een eindproduct stond. We hebben de expeditie nu opgedeeld in zones en die staan ook in de app. Als iemand een order wegzet, klikt hij aan waar hij het product plaatst en degene die de producten moet laden, ziet dat later in de app. Het scheelt veel zoekwerk en frustratie.’

Nieuwe modules
Inmiddels is de eerdergenoemde planningsmodule volop in ontwikkeling. ‘Samen met een partner werk ik aan het vervolmaken van dit onderdeel, om het vervolgens ook te vermarkten. De andere modules zijn daarvoor te bedrijfsspecifiek.’ Een van die modules maakt real time inzichtelijk aan welke orders de lasersnijmachine werkt. ‘De volgende stap is om dit onderdeel te integreren in de aansturing van de planning, zodat de medewerkers het ook zien.’ Met een andere module kunnen medewerkers verlof aanvragen.

‘Ik doe dit soort dingen vanuit de wens om continu te verbeteren. Om dat te doen, is het volgens mij belangrijk om jezelf af en toe tijd te gunnen om afstand te nemen van de dagelijkse business. Voor mij werkt dit goed tijdens een rondje hardlopen. Ik haal ook inspiratie uit de Teqnow-bijeenkomsten (www.metaalunie.nl/Teqnow). Op dit soort momenten komen de ideeën naar boven. Vervolgens moet je er wel mee aan de slag natuurlijk.’