De inhoud

De inhoud van de gebruiksaanwijzing moet niet alleen uitgaan van het beoogde gebruik van de machine, maar tevens rekening houden met elk redelijkerwijs voorzienbaar verkeerd gebruik daarvan. Indien de machines voor niet-professionele gebruikers bestemd zijn, moet bij de formulering en de presentatie van de gebruiksaanwijzing rekening worden gehouden met het algemene opleidingsniveau en het inzicht dat men redelijkerwijze van deze gebruikers mag verwachten.

De gebruiksaanwijzing dient, indien relevant voor de machine, ten minste de volgende informatie te bevatten:

• firmanaam en volledig adres van de fabrikant en van diens gemachtigde;
• typeaanduiding van de machine als aangegeven op de machine zelf, met uitzondering van het serienummer;
• de EU-conformiteitsverklaring;
• een algemene beschrijving van de machine;
• de tekeningen, schema's, beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn voor het gebruik, onderhoud en herstellen van de machine en voor de controle op de correcte werking ervan;
• een beschrijving van de werkplek(ken) die door de bedieners kan (kunnen) worden ingenomen;
• een beschrijving van het beoogde gebruik van de machine;
• waarschuwingen betreffende te ontraden gebruik dat, naar uit ervaring is gebleken, van de machine kan worden gemaakt;
• instructies voor de montage, installatie en aansluiting van de machine, met inbegrip van tekeningen, schema's en de bevestigingsmiddelen, en aanduiding van het chassis of de installatie waarop de machine moet worden gemonteerd;
• instructies voor een zodanige installatie en montage dat het geluid en de trillingen worden beperkt;
• instructies voor de inbedrijfstelling en het gebruik van de machine en zo nodig instructies voor de opleiding van de bedieners;
• informatie over de restrisico's die, ondanks de geïntegreerde veiligheid bij het ontwerp van de machine en de genomen beschermingsmaatregelen en bijkomende voorzieningen, blijven bestaan;
• instructies inzake de door de gebruiker te nemen beschermende maatregelen, waaronder, in voorkomend geval, de te voorziene persoonlijke-beschermingsuitrusting;
• de essentiële kenmerken van de gereedschappen die op de machine kunnen worden gemonteerd;
• de voorwaarden waaronder de machines voldoen aan de stabiliteitseis tijdens gebruik, vervoer, montage en demontage, alsmede wanneer zij buiten bedrijf zijn, tijdens beproevingen en bij voorzienbare storingen;
• instructies met het oog op een veilig vervoer, verplaatsen en opslaan, met vermelding van de massa van de machine en van de verschillende delen ervan, indien zij regelmatig afzonderlijk moeten worden vervoerd;
• de te volgen werkwijze bij ongevallen of storingen; indien blokkering kan optreden, de werkwijze volgens welke de blokkering zonder risico kan worden verholpen;
• de beschrijving van de afstellings- en onderhoudswerkzaamheden die de gebruiker moet verrichten alsook;
• de in acht te nemen voorkomingsmaatregelen;
• instructies met het oog op een veilig afstellen en onderhoud, met inbegrip van de daarbij te nemen beschermingsmaatregelen;
• specificaties betreffende de te gebruiken vervangingsonderdelen, indien deze van invloed zijn op de gezondheid en de veiligheid van de bedieners;
• informatie over de emissie van luchtgeluid;
• indien de machine niet-ioniserende straling kan uitzenden die gevaarlijk kan zijn voor personen, informatie over de hoeveelheid uitgezonden straling waaraan de bediener en eventuele andere personen zijn blootgesteld.

De taal

De algemene regel is dat de gebruiksaanwijzing moet worden opgesteld in een officiële taal van het land waar de machine op de markt wordt gebracht. Indien er in een land meerdere taalgebieden zijn, zal de gebruiksaanwijzing in de taal van het betreffende taalgebied moeten luiden. Wanneer een machine bijvoorbeeld in Wallonië op de markt wordt gebracht, zal deze vergezeld moeten gaan van een Franse gebruiksaanwijzing.

De gebruiksaanwijzing kan een oorspronkelijke gebruiksaanwijzing of een vertaling van de orspronkelijke gebruiksaanwijzing zijn. De versie die de fabrikant heeft geverifieerd, is een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing”. De fabrikant kan voorzien in een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” in verschillende talen. Wanneer een gebruiksaanwijzing een niet door de fabrikant geverifieerde vertaling betreft, is er sprake van “een vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing”. In beide gevallen dient de fabrikant op de gebruiksaanwijzing te vermelden of het een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” of “een vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” betreft. In het laatste geval dient ook de “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” bijgevoegd te worden.

De fabrikant is in beginsel de partij die de verantwoordelijkheid heeft om een gebruiksaanwijzing te verstrekken in de taal van het gebied waar hij de machine op de markt brengt.  Het is echter mogelijk dat de machine op de markt wordt gebracht in een lidstaat waarvoor de fabrikant of diens gemachtigde geen oorspronkelijke gebruiksaanwijzing heeft opgesteld, omdat bijvoorbeeld een importeur, een distributeur of een gebruiker het initiatief neemt om de machine op de markt te brengen of in bedrijf te stellen in een taalgebied die in eerste instantie niet door de fabrikant voorzien werd. In die gevallen moet een vertaling van de gebruiksaanwijzing in de officiële EU-taal of -talen van de betreffende lidstaat worden verstrekt door de fabrikant of diens gemachtigde of door de persoon die de machine in het bewuste taalgebied introduceert. Praktisch gezien houdt deze eis in dat de persoon die de machine introduceert in het bewuste taalgebied een vertaling moet verkrijgen van de fabrikant of diens gemachtigde of, indien deze niet bestaat, de gebruiksaanwijzing zelf moet vertalen of laten vertalen.  De vertalingen moeten zijn voorzien van de vermelding ‘‘Vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing’’ (in de taal van elke versie) en moeten vergezeld gaan van de “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing.”

In afwijking van het bovenstaande, hoeven onderhoudsinstructies die bestemd zijn voor gespecialiseerd personeel dat in zeggenschap werkt van de fabrikant, slechts in een door dat personeel begrepen taal van de EU te worden verstrekt.

De vorm

In de Machinerichtlijn zelf worden geen voorschriften gegeven over de vorm waarin de gebruiksaanwijzing dient te worden verstrekt. In de “Blauwe Gids”, die een algemene toelichting geeft op alle CE regelgeving, is echter bepaald dat in ieder geval de veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt. Overige instructies mogen eventueel ook in elektronische of andere vorm worden verstrekt. In de praktijk zal het er dus op neerkomen dat de gebruiksaanwijzing altijd (ook) in gedrukte vorm verstrekt moet worden. Het is echter vaak nuttig de gebruiksaanwijzing zowel in elektronische vorm en op internet als op papier beschikbaar te stellen, aangezien dit de gebruiker in staat stelt het elektronische bestand te downloaden als hij dit wenst en weer de beschikking te krijgen over de gebruiksaanwijzing als het exemplaar op papier verloren is gegaan. Deze praktijk maakt het ook gemakkelijker de gebruiksaanwijzing te actualiseren wanneer dit nodig is.