De inhoud

De inhoud van de gebruiksaanwijzing moet niet alleen uitgaan van het beoogde gebruik van de machine, maar tevens rekening houden met elk redelijkerwijs voorzienbaar verkeerd gebruik daarvan. Indien de machines voor niet-professionele gebruikers bestemd zijn, moet bij de formulering en de presentatie van de gebruiksaanwijzing rekening worden gehouden met het algemene opleidingsniveau en het inzicht dat men redelijkerwijze van deze gebruikers mag verwachten.

De gebruiksaanwijzing dient, indien relevant voor de machine, ten minste de volgende informatie te bevatten:

• firmanaam en volledig adres van de fabrikant en van diens gemachtigde;
• typeaanduiding van de machine als aangegeven op de machine zelf, met uitzondering van het serienummer;
• de EU-conformiteitsverklaring;
• een algemene beschrijving van de machine;
• de tekeningen, schema's, beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn voor het gebruik, onderhoud en herstellen van de machine en voor de controle op de correcte werking ervan;
• een beschrijving van de werkplek(ken) die door de bedieners kan (kunnen) worden ingenomen;
• een beschrijving van het beoogde gebruik van de machine;
• waarschuwingen betreffende te ontraden gebruik dat, naar uit ervaring is gebleken, van de machine kan worden gemaakt;
• instructies voor de montage, installatie en aansluiting van de machine, met inbegrip van tekeningen, schema's en de bevestigingsmiddelen, en aanduiding van het chassis of de installatie waarop de machine moet worden gemonteerd;
• instructies voor een zodanige installatie en montage dat het geluid en de trillingen worden beperkt;
• instructies voor de inbedrijfstelling en het gebruik van de machine en zo nodig instructies voor de opleiding van de bedieners;
• informatie over de restrisico's die, ondanks de geïntegreerde veiligheid bij het ontwerp van de machine en de genomen beschermingsmaatregelen en bijkomende voorzieningen, blijven bestaan;
• instructies inzake de door de gebruiker te nemen beschermende maatregelen, waaronder, in voorkomend geval, de te voorziene persoonlijke-beschermingsuitrusting;
• de essentiële kenmerken van de gereedschappen die op de machine kunnen worden gemonteerd;
• de voorwaarden waaronder de machines voldoen aan de stabiliteitseis tijdens gebruik, vervoer, montage en demontage, alsmede wanneer zij buiten bedrijf zijn, tijdens beproevingen en bij voorzienbare storingen;
• instructies met het oog op een veilig vervoer, verplaatsen en opslaan, met vermelding van de massa van de machine en van de verschillende delen ervan, indien zij regelmatig afzonderlijk moeten worden vervoerd;
• de te volgen werkwijze bij ongevallen of storingen; indien blokkering kan optreden, de werkwijze volgens welke de blokkering zonder risico kan worden verholpen;
• de beschrijving van de afstellings- en onderhoudswerkzaamheden die de gebruiker moet verrichten alsook;
• de in acht te nemen voorkomingsmaatregelen;
• instructies met het oog op een veilig afstellen en onderhoud, met inbegrip van de daarbij te nemen beschermingsmaatregelen;
• specificaties betreffende de te gebruiken vervangingsonderdelen, indien deze van invloed zijn op de gezondheid en de veiligheid van de bedieners;
• informatie over de emissie van luchtgeluid;
• indien de machine niet-ioniserende straling kan uitzenden die gevaarlijk kan zijn voor personen, informatie over de hoeveelheid uitgezonden straling waaraan de bediener en eventuele andere personen zijn blootgesteld.

De taal

De algemene regel is dat de gebruiksaanwijzing moet worden opgesteld in een officiële taal van het land waar de machine op de markt wordt gebracht. Indien er in een land meerdere taalgebieden zijn, zal de gebruiksaanwijzing in de taal van het betreffende taalgebied moeten luiden. Wanneer een machine bijvoorbeeld in Wallonië op de markt wordt gebracht, zal deze vergezeld moeten gaan van een Franse gebruiksaanwijzing.

De gebruiksaanwijzing kan een oorspronkelijke gebruiksaanwijzing of een vertaling van de orspronkelijke gebruiksaanwijzing zijn. De versie die de fabrikant heeft geverifieerd, is een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing”. De fabrikant kan voorzien in een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” in verschillende talen. Wanneer een gebruiksaanwijzing een niet door de fabrikant geverifieerde vertaling betreft, is er sprake van “een vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing”. In beide gevallen dient de fabrikant op de gebruiksaanwijzing te vermelden of het een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” of “een vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” betreft. In het laatste geval dient ook de “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” bijgevoegd te worden.

De fabrikant is in beginsel de partij die de verantwoordelijkheid heeft om een gebruiksaanwijzing te verstrekken in de taal van het gebied waar hij de machine op de markt brengt.  Het is echter mogelijk dat de machine op de markt wordt gebracht in een lidstaat waarvoor de fabrikant of diens gemachtigde geen oorspronkelijke gebruiksaanwijzing heeft opgesteld, omdat bijvoorbeeld een importeur, een distributeur of een gebruiker het initiatief neemt om de machine op de markt te brengen of in bedrijf te stellen in een taalgebied die in eerste instantie niet door de fabrikant voorzien werd. In die gevallen moet een vertaling van de gebruiksaanwijzing in de officiële EU-taal of -talen van de betreffende lidstaat worden verstrekt door de fabrikant of diens gemachtigde of door de persoon die de machine in het bewuste taalgebied introduceert. Praktisch gezien houdt deze eis in dat de persoon die de machine introduceert in het bewuste taalgebied een vertaling moet verkrijgen van de fabrikant of diens gemachtigde of, indien deze niet bestaat, de gebruiksaanwijzing zelf moet vertalen of laten vertalen.  De vertalingen moeten zijn voorzien van de vermelding ‘‘Vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing’’ (in de taal van elke versie) en moeten vergezeld gaan van de “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing.”

In afwijking van het bovenstaande, hoeven onderhoudsinstructies die bestemd zijn voor gespecialiseerd personeel dat in zeggenschap werkt van de fabrikant, slechts in een door dat personeel begrepen taal van de EU te worden verstrekt.

De vorm

In die Machinerichtlijn is niet duidelijk vastgelegd in welke vorm de gebruiksaanwijzing verstrekt moet worden. In de voorlaatste editie  van de “Gids voor de toepassing van de Machinerichtlijn” is over dit onderwerp wel iets opgenomen. Daarin is te lezen dat:

“het algemeen is aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen.”

Dat zou dus inhouden dat de gebruiksaanwijzing altijd op papier moet worden verstrekt.

In de nieuwe Machineverordening is wel een duidelijk regeling over de vorm van de gebruiksaanwijzing opgenomen. Deze regeling biedt meer mogelijkheden. Er is in de Machineverordening vastgelegd dat de gebruiksaanwijzing van een machine bedoeld voor professionele gebruikers ook in digitale vorm mag worden verstrekt. De fabrikant moet dan wel duidelijk op de machine vermelden hoe de digitale gebruiksaanwijzing kan worden geraadpleegd en hij moet deze aanbieden in een format dat de gebruiker makkelijk kan afdrukken of opslaan. Ook moet de fabrikant de gebruiksaanwijzing tijdens de verwachte levensduur van de machine en minimaal 10 jaar na het in de handel brengen daarvan beschikbaar houden.

Als de klant er bij de aankoop om vraagt, moet de fabrikant ook een papieren versie leveren.  Hij moet de papieren gebruiksaanwijzing dan binnen een maand verstrekken.

De Machineverordening geldt in principe echter pas vanaf 14 januari 2027, wanneer de Machineverordening volledig van kracht wordt. Tot die tijd blijft  de huidige Machinerichtlijn van toepassing. Dat zou dus betekenen dat de gebruiksaanwijzing tot die datum nog op papier zou moeten worden verstrekt.

De aanname dat een groot deel van de (professionele) gebruikers geen toegang zou hebben tot de elektronische middelen om een digitale gebruiksaanwijzing te lezen is inmiddels achterhaald. De Europese Commissie heeft ingezien dat professionele gebruikers tegenwoordig wél over de benodigde digitale middelen beschikken. Daarom is ervoor gekozen  om de mogelijkheid tot het verstrekken van de gebruiksaanwijzing al vóór 2027 in te voeren. In de laatste versie van de Gids voor de toepassing van de Machinerichtlijn (versie 2.3) is deze aanpassing doorgevoerd, zodat de toelichting aansluit bij de komende Machineverordening.  Hoewel de Gids geen wettelijke status heeft, mogen fabrikanten er vanuit gaan dat zij de gebruiksaanwijzing voor een machine die is bedoeld voor professionele gebruikers nu al digitaal mogen aanleveren.

Voor machines die bedoeld zijn voor particulier gebruik blijft gelden dat de gebruiksaanwijzing op papier moet worden verstrekt.