U bent niet ingelogd.
U bevindt zich hier: Actueel » Vacatures » Coördinerend secretaresse

Wij zijn op zoek naar een

Coördinerend secretaresse (0,8-1,0 fte)
voor de afdeling Branches & Kenniscentra


De afdeling Branches & Kenniscentra voert de secretariaten van circa 45 actieve brancheverenigingen en kenniscentra. Op de afdeling werken 34 mensen in een matrix organisatie. Als coördinerend secretaresse ben je de secretaresse van het afdelingshoofd. Daarnaast verricht en coördineer je voor een team van 12 secretaresses alle voorkomende werkzaamheden en projecten van het secretariaat van de afdeling. Je communiceert met secretaresses over en coördineert de uit te voeren werkzaamheden. Tevens ben je aanspreekpunt van de secretaresses en stuur je in opdracht van het afdelingshoofd teamoverstijgende aangelegenheden aan.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

  • Coördineren en optimaliseren van de werkprocessen van het afdelingssecretariaat.
  • Agendabeheer van het afdelingshoofd.
  • Organiseren en het voorzitten van het secretaresse-overleg.
  • Deelnemen aan projecten (b.v. CRM/SharePoint/Website).
  • Genereren managementinformatie uit metaaluniesystemen ten behoeve van het afdelingshoofd.
  • Voeren van tussentijdse evaluatiegesprekken en (samen met het afdelingshoofd) eindejaarsgesprekken met de secretaresses.
  • Signaleren en coördineren werkdruk-, capaciteit- en bezettingsproblemen secretariaat.
  • Signaleren opleidingsbehoefte van secretaresses.
  • Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de jaarlijkse planning van de secretariële bezetting.
  • In voorkomende gevallen het uitvoeren van secretaressetaken voor specifieke branches in de vorm van meewerkend ‘voorman’.
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor branchemanager(s), (potentiële) leden van de branche, collega’s en externe partijen.
Voldoe je aan ons profiel?

  • Aantoonbaar coördinerende en/of leidinggevende ervaring, bij voorkeur in een secretariaatsomgeving;
  • Tenminste een havo/vwo-opleiding of HBO werk- en denkniveau;
  • Secretariële opleiding en relevante werkervaring (5 tot 7 jaar) binnen de zakelijke dienstverlening;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
  • Goede sociale en communicatieve vaardigheden;
  • Vaardigheid met het MS office pakket;
  • Kennis van financieel administratieve werkzaamheden is een pre;
  • Affiniteit met zakelijke en technische omgeving in het midden- en kleinbedrijf.
Heb je interesse? Zend dan jouw motivatiebrief en CV aan personeelsadministratie@metaalunie.nl.
Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Bert Faessen, hoofd afdeling Branches & Kenniscentra, 030-6053344.