U bent niet ingelogd.
U bevindt zich hier: Details
De werkkostenregeling is voor alle werkgevers verplicht. Wat betekent dat voor u? In dit overzicht vindt u een aantal onderwerpen die uw aandacht verdienen. Wilt u na het lezen van deze onderwerpen nog meer weten over de werkkostenregeling? Lees dan de notitie.

Maaltijd
Een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als uw medewerker samen met een klant (wel of niet op de eigen werkplek) luncht of als uw werknemers werken op een platform en daar een maaltijd ontvangen.
Een lunch met alleen werknemers is in het algemeen niet meer dan bijkomstig zakelijk. Ook niet als zij daarbij over het werk praten. Maar als de vergadering duidelijk een zakelijk karakter heeft, is er wel sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Een vergoeding of verstrekking van de maaltijd is dan onbelast.

Ook als de werknemer niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis een maaltijd kan nuttigen, is de maaltijd gericht vrijgesteld.

Lunchvergoeding € 3,35
Als de lunch meer dan bijkomstig zakelijk is dan is deze gericht vrijgesteld. Zie hierboven bij maaltijd.

Als de lunch niet meer dan bijkomstig zakelijk is, waardeert u de lunch ongeacht de  werkelijke kosten op € 3,35 per dag. De eigen bijdrage mag u aftrekken van de € 3,35. Op jaarbasis mag u, als u aannemelijk kunt maken dat uw werknemers op jaarbasis 214 werkdagen lunch van u krijgen, hier mee rekenen.
Het bedrag van € 3,35 minus de eigen bijdrage merkt u naar keuze aan als belast loon bij de werknemer of als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. In dat laatste geval is de lunch voor de medewerker onbelast en voor u als werkgever onbelast zolang u binnen de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom blijft. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u als werkgever aanvullend 80% eindheffing.

Personeelsfeesten

Vrijdagmiddagborrel/feest/teamuitje/studiedag/zakelijk evenement

  • Borrel
    De consumpties op een vrijdagmiddagborrel zijn onbelast voor zover dit plaatsvindt op de werkplek.
  • Personeelsfeest op de werkplek
    Op de werkplek geldt voor de consumpties een vrijstelling. Voor een maaltijd rekent u € 3,35. U kunt naar keuze dit bedrag als belast loon bij de medewerker aanmerken of u merkt het bedrag van € 3,35 aan als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.
    In dat laatste geval is de maaltijd voor de medewerker onbelast en voor u als werkgever onbelast zolang u onder de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom blijft. Overschrijdt u de vrije ruimte dan betaalt u als werkgever aanvullend 80% eindheffing.
  • Personeelsfeest op externe locatie
    Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten.
  • Teamuitje
    Een teamuitje heeft normaal een consumptief karakter en is dan belast loon.Bij paintballen is dat zeker het geval. De kosten van het paintballen en het diner na afloop zijn dan beiden belast loon. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. In dat geval is het voor de medewerker onbelast en is het voor u als werkgever onbelast zolang u binnen de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom blijft. Overschrijdt u de vrije ruimte dan betaalt u als werkgever aanvullend 80% eindheffing. Bij een teamuitje met partners staat niet het zakelijke karakter voorop. De deelname van de werknemers én die van de partners vormt loon. U kunt de kosten van de deelname ook aanwijzen als eindheffingsloon.

    Als tijdens een ontbijtsessie de directie meldingen doet aan het personeel, is er  afhankelijk van de verdere invulling van het programma wellicht sprake van een overwegend zakelijk karakter waardoor de totale kosten van de activiteit onder de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten vallen. Dit betekent dat u de eventuele reiskosten tot € 0,19 per km onbelast mag vergoeden en dat het ontbijt geen belast loon is.
  • Sinterklaasfeest
    Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan familieleden van de werknemer zijn in het algemeen loon van de werknemer. Maar bij een Sinterklaasfeest kunnen deze in 2 gevallen onbelast zijn:
    • U organiseert het feest op de werkplek, bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een gebruikelijke voorziening op de werkplek. Voor de kosten voor het feest geldt vanaf 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling. Als u de kinderen of werknemers een cadeautje meegeeft voor thuis, is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
    • U organiseert het feest extern. De kosten voor het feest en voor cadeaus zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
  • Zakelijk evenement
    Bij een evenement waarvan het zakelijk karakter overheerst en het feestelijke karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u niets tot het loon te rekenen. De kosten van het evenement zijn kosten van tijdelijk verblijf en de vergoeding daarvoor is gericht vrijgesteld. Een voorbeeld daarvan is een seminar, dat wordt afgesloten met een hapje en een drankje.
  • Studiedag met aansluitend groot feest
    Er zijn hier sprake van een tweetal activiteiten.
    • Studiedagen zijn gericht vrijgesteld.
    • Feest met vooral een consumptief karakter

    Als u de activiteit extern houdt, is de invulling van het programma doorslaggevend bij de beoordeling van het karakter en of u dit onbelast kunt doen.

    Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. De lunch en de reiskosten maken daarvan deel uit en kunt u daarom ook onbelast verstrekken.

    Het feest is zonder meer een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van dit feest zijn loon voor uw werknemers. U kunt dit loon als eindheffingsloon aanwijzen. Het gaat hierbij om de kosten voor het lopende buffet, het optreden van de beroemde artiest en eventuele andere consumpties.

Bedrijfsjubileum reis
Een stedenreis heeft een overwegend consumptief karakter. Dit betekent dat u naar keuze of de factuurwaarde (inclusief btw) als belast loon bij de medewerker moet aanmerken of als eindheffingsloon in de vrije ruimte moet aanwijzen.

Vergoeden 3 in 1 pakket thuis (internet telefoon en televisie)
De vergoeding van  internet thuis is gericht vrijgesteld als het voldoet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium.  Bij de vergoeding van het 3 in 1 pakket moet u bepalen welk deel van de factuur voor de internetaansluiting is. U zou kunnen nagaan wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet. Dat gedeelte kunt u onbelast vergoeden. Als u de rest (waaronder de kosten van de vaste telefoon en de televise) ook vergoedt, dan is dat belast loon. U kunt dat aanwijzen als eindheffingsloon.

Sportschool/fitness
Een fitnessvoorziening is alleen onbelast als deze wordt verstrekt op de werkplek of als het in redelijkheid een arbovoorziening is

Als u in de arbeidsomstandigheden risico's ziet voor de gezondheid van uw werknemers en u wilt deze risico's met een gericht fitnessprogramma in uw arboplan voorkomen of wegnemen, dan is de fitnessvoorziening gericht vrijgesteld. Gewoon fitness is hierbij niet voldoende. Uw werknemers moeten een gericht arbofitnessprogramma volgen dat samenhangt met de bijzondere risico's of eisen van de functie. Hierbij past geen vrijblijvendheid van de werknemer: de werknemer moet aan het arbofitnessprogramma meedoen. Om de vrijstelling te kunnen gebruiken moet u de kosten van de arbovoorziening volledig voor uw rekening nemen en dus geen eigen bijdrage van de werknemer vragen.

Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Maar als u twijfelt, gaat u als volgt te werk:

  1. U beoordeelt iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid.
  2. U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de 1e vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling het geval zijn.

    Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij in ieder geval als gebruikelijk. Dit mogen ook bonussen, eindejaarsuitkeringen en tantièmes zijn.
Werkkosten ook voor stagiairs en medewerkers met een nul-urencontract
Op  het moment dat u stagiairs en medewerkers met een nul-urencontract loon betaalt, zijn het werknemers en vallen ze ook onder de werkkostenregeling.

Nieuw kostenonderzoek vereist

Afspraken die u in het verleden heeft gemaakt met de Belastingdienst over vergoedingen die nu vallen onder de intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen blijven geldig mits de omstandigheden waarop u de vergoeding destijds hebt gebaseerd niet zijn gewijzigd. Alle andere vergoedingen kunt u naar keuze aanmerken als belast loon bij de werknemer of als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Als u het aanmerkt als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte is het voor de medewerker onbelast en voor u als werkgever onbelast zolang u binnen de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom blijft.  

  • Als uw afspraak een einddatum heeft, moet u uiteraard vanaf dat moment een nieuw kostenonderzoek doen.
Parkeren
Parkeergelegenheid in de omgeving van de werkplek is onbelast als uw werknemers er een auto van de zaak parkeren. Dan is er sprake van intermediaire kosten. Het gebruik van de parkeergelegenheid is ook onbelast als uw werknemers er met hun eigen auto parkeren en u er verantwoordelijk voor bent. Dat wil zeggen dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als door uw nalatigheid bijvoorbeeld zijn auto op deze parkeergelegenheid beschadigd raakt.

Misschien interessant voor u

Blog

Blog


Bert Jaarsma
Directeur Organisatie

2019 ontharden?
> Lees meer.

Heeft u een vraag?

Bel ons
030 6053344

info@metaalunie.nl